Introduction Incorporer des inserts dans un document Insertion semi-automatique en cours de frappe

. L'option "Remplacer les noms d'inserts en cours de frappe" . La méthode "1 astérisque + 3 premiers caractères du nom de l'insert" . La méthode "2 astérisques + 3 premiers caractères du nom du dossier" . La méthode "3 astérisques"

Ajouter des éléments à vos collections d'inserts Gérer vos collections d'inserts Voyez aussi…

Introduction

Les collections d'inserts d'Atlantis vous permettent de stocker des expressions, des fragments de texte, des images, que vous pourrez réinsérer à tout moment dans vos documents. Ceux-ci seront ainsi créés plus rapidement et plus aisément. Tout fichier de type document ou de type graphique dont le format est pris en charge par Atlantis peut être enregistré en tant qu'insert par Atlantis. Une "collection d'inserts" est un ensemble d'éléments prêts à être insérés, — regroupés selon différentes catégories (formules de politesse, expressions usuelles, images, logos, tableaux, etc.).

Attention ! Le dossier Collections d'inserts d'Atlantis est un dossier dédié spécial. Seuls les inserts placés dans ce dossier ou ses sous-dossiers seront considérés par Atlantis comme faisant partie de vos collections d'inserts, et figureront automatiquement sur le volet Collections d'inserts du pupitre de commande.

Vous accéderez à vos collections d'inserts en affichant le volet correspondant du pupitre de commande d'Atlantis. Ce volet s'affiche en cliquant sur le bouton dédié de la barre d'outils supérieure de ce même pupitre de commande :

La plupart des opérations applicables aux inserts et à leurs dossiers s'effectuent à partir de ce volet. Vous pouvez l'utiliser non seulement pour incorporer des inserts dans vos documents, mais aussi pour renommer ces inserts, les modifier, les supprimer. Vous pouvez également gérer vos collections d'inserts.

Le volet Collections d'inserts est divisé en 3 parties :

Dans la partie supérieure, Atlantis affiche une vue de l'arborescence des différentes catégories ou collections d'inserts actuellement disponibles. Les noms de ces collections sont aussi les noms des dossiers et sous-dossiers où sont stockés les inserts sur votre disque dur :

Dans la partie médiane, Atlantis affiche tous les inserts présents dans la catégorie sélectionnée :

Notez que les noms des inserts sont aussi les noms des fichiers qui les contiennent.

Dans la partie inférieure, Atlantis affiche un petit aperçu de l'insert sélectionné au-dessus dans la partie médiane :

Notez que cet aperçu ne s'affiche que lorsque la case d'option correspondante est activée. Notez également que vous pouvez faire apparaître une vue agrandie de cet aperçu en cliquant sur le bouton en forme de loupe se trouvant sur la droite du volet (voir illustration ci-dessus).

Une des collections d'inserts d'Atlantis a pour nom Images. Il s'agit d'un dossier spécial destiné à ne recevoir que des fichiers de type graphique, de format pris en charge par Atlantis (BMP EMF WMF JPG GIF PNG PCX TGA TIF PCD).

Quand ce dossier Images ou l'un de ses sous-dossiers est sélectionné dans la partie supérieure du volet des collections d'inserts, une option spéciale est disponible dans la partie médiane. Cette option vous permet d'afficher un aperçu des inserts graphiques sous la forme de petites vignettes. Voici comment se présente le volet lorsque l'option Vignettes est inactive :

Seuls sont affichés les noms des fichiers du dossier sélectionné.

Voici maintenant comment se présente le volet lorsque l'option Vignettes est active :

Notez qu'en plaçant le pointeur de votre souris sur une de ces vignettes vous ferez apparaître une infobulle contenant des informations sur la taille et le type du fichier image correspondant.

Incorporer des inserts dans un document

Les inserts peuvent être incorporés dans le document actif de plusieurs manières. Vous pouvez :

• Utiliser le pointeur de la souris et la technique du glisser-déposer :

  1. Cliquez sur l'insert que vous voulez incorporer et maintenez le bouton de la souris enfoncé.

  2. Déplacez le pointeur de la souris jusqu'à l'emplacement voulu dans votre document.

  3. Relâchez le bouton de la souris.

  4. Atlantis placera automatiquement une copie de l'insert à l'endroit du lâcher.

• Donner un double clic sur le nom de l'insert dans la partie médiane du volet. L'insert sera alors automatiquement incorporé dans le document actif là où se trouve actuellement le point d'insertion (caret).
• Cliquer sur le bouton  au bas du volet des collections d'inserts.

Important !  L'insert sera incorporé avec sa mise en forme d'origine si vous appuyez sur la touche Ctrl au moment où vous l'incorporez. Lisez la remarque ci-dessous pour plus de précisions.

Mise en forme des inserts : Comme chaque document (et même chacune des parties d'un même document) peut avoir une mise en forme différente, Atlantis opère systématiquement de façon à ce que les inserts y soient intégrés avec des caractéristiques de mise en forme identiques à celles de leur environnement. Cependant, les inserts sont incorporés de manière différente selon qu'ils comportent ou non une mise en forme spécifique (format texte enrichi RTF, DOC, DOCX, ou format texte pur TXT) : Inserts de format texte pur (fichiers d'extension TXT) : De tels inserts sont intégrés aux documents avec la mise en forme trouvée au point d'insertion. Par exemple, tout insert de format texte pur sera intégré à son environnement avec la police de caractères "Tahoma" si cet environnement est ainsi mis en forme d'origine. Inserts avec mise en forme spécifique (fichiers RTF, DOC, DOCX) : De tels inserts sont également incorporés aux documents avec les caractéristiques de mise en forme trouvées au point d'insertion. Ainsi par exemple, tout insert sera mis en forme avec la police de caractères "Tahoma" si c'est la police qui est présente d'origine au point d'insertion dans le document cible. Cependant, dans certaines circonstances, certaines des caractéristiques de mise en forme de l'insert pourront être préservées après son incorporation : Tout d'abord, toute caractéristique de mise en forme exceptionnelle telle que gras, italique, couleur non automatique, soulignement, etc sera systématiquement conservée. Toute mise en forme "complexe" sera également préservée. La mise en forme d'un insert sera considérée comme "complexe" lorsque tout ou partie de l'insert comportera des valeurs différentes pour un seul et même attribut de mise en forme. Par exemple, un insert pourra être mis en forme avec des polices de caractères différentes comme Arial et Tahoma, etc. Dans de tels cas, cette mise en forme "complexe" sera conservée et l'insert sera incorporé TEL QUEL, ceci quelles que soient les caractéristiques de mise en forme présentes dans le document cible. Comme mentionné ci-dessus, il se peut que dans certains cas vous vouliez incorporer un insert TEL QUEL, c'est-à-dire avec sa mise en forme d'origine. Vous le pouvez. Il suffit de maintenir la touche Ctrl enfoncée pendant que vous incorporez l'insert au document. Dans ce cas, Atlantis ignorera totalement la mise en forme présente au point d'insertion et incorporera l'insert tel qu'il apparaît dans l'aperçu situé au bas du volet des collections d'inserts. Autres remarques : Tout champ inclus dans un insert est automatiquement mis à jour au moment de l'incorporation de l'insert dans le document cible. Important : La dernière marque de fin de paragraphe ("¶") présente dans un insert est toujours ignorée lorsque l'insert est ajouté à un document. Aussi, d'une certaine manière, tout insert pourvu d'une mise en forme spécifique doit comporter une marque de fin de paragraphe supplémentaire. Par exemple, si vous voulez insérer un texte comportant 4 marques de fin de paragraphe, l'insert correspondant devra comprendre une marque de fin de paragraphe supplémentaire, c'est-à-dire 5 marques de fin de paragraphe en tout. Il est possible d'insérer directement dans un document un tableau stocké dans vos collections d'inserts en utilisant la tableauthèque associée au bouton de barre d'outils Insérer un tableau (voir illustration ci-dessous). Notez que le tableau inséré sera d'autant plus conforme à l'original que vous maintiendrez la touche Ctrl enfoncée pendant que vous incorporez l'insert au document. Par défaut, Atlantis place le curseur d'insertion immédiatement après l'insert que vous venez d'insérer. Mais vous pourrez vouloir qu'Atlantis place le curseur d'insertion à un emplacement précis à l'intérieur même de l'insert. Pour ajouter une telle indication, ouvrez le clip à éditer, cliquez là où vous souhaitez que le curseur soit placé après l'insertion, et insérez les deux caractères suivants : *^ Par exemple, si l'un de vos inserts comprend un tableau, et vous voulez que le curseur d'insertion soit automatiquement placé dans une cellule spécifique de ce tableau après insertion, tapez *^ dans la cellule concernée.

Insertion semi-automatique en cours de frappe

L'option "Remplacer les noms d'inserts en cours de frappe"

Comme expliqué plus haut, vous pouvez utiliser le volet des inserts pour incorporer ceux-ci dans vos documents. Mais vous pouvez également incorporer des inserts sans afficher ni utiliser ce volet. En effet, si vous appuyez sur le bouton Options des collections d'inserts au bas du volet des inserts à droite, vous ouvrirez la boîte de dialogue Collections d'inserts. Cette boîte de dialogue comporte une option spéciale, l'option Remplacer les noms d'inserts en cours de frappe. Quand cette option est active, vous pouvez incorporer des inserts dans les documents en utilisant uniquement le clavier :

Cliquez sur l'image pour avoir des informations détaillées sur les options de cette boîte de dialogue.

Lorsque cette option d'insertion semi-automatique est active, 3 méthodes différentes d'insertion sont possibles, la méthode "1 astérisque + 3 premiers caractères du nom de l'insert", la méthode "2 astérisques + 3 premiers caractères du nom du dossier", la méthode "3 astérisques".

La méthode "1 astérisque + 3 premiers caractères du nom de l'insert"

Lorsque vous arrivez à un endroit de votre document où vous voudriez incorporer un de vos inserts, tapez tout simplement 1 astérisque (*) suivi des 3 premiers caractères du nom de l'insert.

Une liste de tous les noms d'inserts commençant par les 3 mêmes caractères apparaîtra aussitôt. Par exemple, si vous tapez "*puc", Atlantis affichera une liste de tous les inserts dont le nom commence par "puc". Parmi les collections d'inserts par défaut d'Atlantis, ces noms sont ceux de toutes les images de puces :

Pour sélectionner un insert différent dans la liste, vous pouvez, au choix :

• utiliser les touches à flèche du clavier (bas, haut, début, fin) ;
• taper la suite de votre nom d'insert. Au fur et à mesure que vous taperez plus de caractères, vous réduirez d'autant la liste des noms d'inserts possibles, et il vous sera plus facile de sélectionner l'insert approprié.

Vous pouvez ensuite appuyer sur la touche Entrée de votre clavier pour incorporer l'insert dans le document. Dans l'exemple ci-dessus, l'utilisateur ayant tapé la séquence "*" + "puce 25", celle-ci sera automatiquement remplacée par l'insert sélectionné dans la liste sitôt que la touche Entrée aura été frappée. Bien entendu, cet insert peut tout aussi bien être un insert graphique que textuel, ou combinant graphisme et texte.

À bien des égards, cette fonction d'insertion en cours de frappe vous permet une saisie semi-automatique de texte. Ceci peut se montrer très utile si vous utilisez une terminologie complexe dans vos documents professionnels. Ces mots-là sont souvent très longs, ont une orthographe difficile, et la plupart des gens ont des difficultés à les taper. Mais par contre, ils peuvent aisément être enregistrés dans une collection d'inserts d'Atlantis, toujours prêts à être incorporés dans un document grâce à quelques frappes au clavier. Il n'est alors même plus besoin de mémoriser des acronymes comme c'est le cas avec les paires de remplacement de la fonction de correction automatique (commande Outils | Options de correction automatique…).

Prenons un exemple.

Supposons que que vous ayez souvent besoin de taper des termes appartenant à la chimie tels que "saccharoperbutylacetonicum". La frappe de tels mots au clavier peut se révéler une tâche redoutable même pour des personnes travaillant dans ce domaine. Cependant, incorporer un tel mot dans un document peut devenir aussi simple que bonjour si vous ajoutez à vos collections un insert dont le nom est "saccharoperbutylacetonicum(.txt)" et dont le contenu est "saccharoperbutylacetonicum". Ensuite en frappant simplement "*sac" dans votre document, vous ferez apparaître une fenêtre où s'affichera le nom de l'insert correspondant :

Le contenu de cet insert, c'est-à-dire "saccharoperbutylacetonicum", sera alors automatiquement incorporé à votre document dès que vous aurez appuyé sur la touche Entrée.

Remarque : si vous avez changé d'avis et que vous ne vouliez plus incorporer d'insert dans votre document, ou si vous vous êtes trompé de nom d'insert, vous pouvez faire disparaître la liste qui vous est proposée en appuyant sur la touche Échap (ou Éch) de votre clavier. Aucun élément ne sera alors incorporé à votre document.

La méthode "2 astérisques + 3 premiers caractères du nom du dossier"

L'option Remplacer les noms d'inserts en cours de frappe peut être utilisée d'une seconde manière.

Comme vous le savez, les inserts sont stockés dans des dossiers "à thème". À l'occasion, vous ne vous souviendrez pas du nom d'un insert, mais vous vous souviendrez de la catégorie à laquelle il appartient, c'est-à-dire du nom du dossier où il se trouve. Par exemple, dans le dossier "Salutations finales", il y a des formules de politesse. Dans le dossier "Divers", il y a des expressions toutes faites que vous utilisez souvent dans vos lettres ou documents. Etc. La méthode suivante vous permet d'ouvrir un dossier d'inserts pour y choisir directement un élément à incorporer dans le document que vous êtes en train de taper.

Si vous tapez 2 astérisques (**) suivis des 3 premiers caractères du nom d'un dossier d'inserts, une liste de tous les dossiers dont le nom commence par les mêmes 3 caractères s'affichera aussitôt.

Prenons un exemple.

Supposons que vous ayez les dossiers "Salutation initiale" et "Salutation finale" dans vos collections d'inserts. Supposons également que vous vouliez ajouter une formule de politesse à l'une de vos lettres. Si vous tapez "**sal" (2 astérisques + "sal"), Atlantis affichera immédiatement la liste de tous les dossiers d'inserts dont le nom commence par "sal" :

Vous pouvez alors utiliser les touches à flèche de votre clavier ou la souris pour sélectionner le dossier adéquat au besoin. Si vous appuyez ensuite sur la touche Entrée, vous obtiendrez la liste de tous les inserts présents dans le dossier en question :

Finalement, vous pouvez à nouveau utiliser les touches à flèche de votre clavier ou la souris pour sélectionner l'insert dont vous avez besoin.

La méthode "3 astérisques"

L'option Remplacer les noms d'inserts en cours de frappe peut être utilisée d'une troisième manière.

Supposons que vous ayez placé dans un dossier ou sous-dossier de vos collections d'inserts des éléments que vous incorporez régulièrement dans vos documents. Supposons que vous soyez en train de créer un document où vous allez incorporer plusieurs éléments de ce même dossier d'inserts. À chaque fois que vous aurez besoin d'incorporer un insert de ce dossier, vous allez pouvoir afficher directement la liste des inserts qui y sont présents, sans avoir à spécifier le nom du dossier qui le contient. Voici comment procéder :

1. Affichez le volet de vos collections d'inserts s'il ne l'est pas déjà. Sélectionnez-y le dossier ou sous-dossier où sont placés les inserts que vous allez utiliser. Fermez le pupitre de commande si vous ne voulez pas le garder à l'écran.
2. Lorsque vous serez arrivé à un emplacement de votre document où vous voulez insérer un des éléments du dossier d'inserts sélectionné, tapez 3 astérisques (***). La liste de tous les inserts placés dans le dossier s'affichera alors automatiquement.
3. Utilisez les touches à flèche (bas, haut, début, fin) pour sélectionner l'insert voulu.
4. Appuyez sur la touche Entrée.

L'insert remplacera alors automatiquement les 3 astérisques précédemment tapés dans votre document. À chaque fois que vous voudrez incorporer un insert de ce même dossier, vous n'aurez qu'à taper 3 astérisques. La liste de tous les inserts placés dans le dossier sélectionné au début de votre session de travail s'affichera alors automatiquement. Vous n'aurez pas à préciser à nouveau à quel dossier appartient l'insert visé.

Remarque : bien sûr, vous pouvez à tout moment changer de dossier soit par la méthode "2 astérisques + nom de dossier", soit par la méthode "sélection du dossier dans les collections d'inserts + 3 astérisques".

Ajouter des éléments à vos collections d'inserts

Pour ajouter un insert à l'une de vos collections, le plus simple est de sélectionner le fragment de document voulu dans la fenêtre de document, puis de cliquer sur le bouton  (barre d'outils Édition). Vous pouvez également donner un clic droit sur cette sélection, puis choisir Enregistrer comme insert… dans le menu qui apparaît. Vous ouvrirez ainsi la boîte de dialogue Enregistrer comme insert. Vous devez y spécifier un nom pour le nouvel insert, ainsi que le sous-dossier où vous voulez le placer.

Vous aussi pouvez utiliser votre gestionnaire de fichiers (d'ordinaire l'Explorateur de fichiers de Windows) pour ajouter manuellement un nouveau fichier texte ou image à tout dossier approprié de vos collections d'inserts.

Enfin, vous pouvez ajouter un symbole ou n'importe quel caractère particulier au sous-dossier spécial Symboles de vos collections d'inserts. Il vous suffit de sélectionner le symbole visé dans la boîte de dialogue Symboles et caractères, puis d'y cliquer sur le bouton Enregistrer comme insert. Atlantis ajoutera alors automatiquement le symbole ou le caractère au sous-dossier spécial Symboles de vos collections d'inserts. La boîte de dialogue Symboles et caractères s'ouvre avec le bouton  (barre d'outils Insertion), ou bien avec la commande de menu principal Insertion | Symbole ou caractère…

Important ! Nous vous recommandons fortement d'enregistrer tous vos inserts graphiques (fichiers de type image) uniquement dans le sous-dossier spécial Images qui leur est réservé. Il y a une raison à cela. Les vignettes d'aperçu ne seront disponibles que pour les fichiers graphiques se trouvant dans le sous-dossier spécial Images. Tout comme le sous-dossier Images, le sous-dossier Symboles est un sous-dossier spécial bénéficiant de l'affichage de vignettes d'aperçu. En d'autres termes, seuls les symboles placés dans le sous-dossier Symboles auront droit à des vignettes d'aperçu. Si vous ne l'avez pas déjà créé vous-même, ce sous-dossier Symboles sera automatiquement créé par Atlantis lorsque vous utiliserez le bouton Enregistrer comme insert pour la première fois. Le sous-dossier Tableaux est lui aussi un sous-dossier particulier : Seuls les tableaux placés dans ce sous-dossier Tableaux bénéficient d'une vignette d'aperçu adaptée, vous présentant une vue synthétique de l'ensemble du tableau (zoom d'affichage approprié). Lorsque vous enregistrerez un tableau comme insert, Atlantis vous proposera automatiquement et systématiquement de l'enregistrer dans le sous-dossier dédié, c'est-à-dire le sous-dossier Tableaux de vos collections d'inserts. Les tableaux placés dans ce sous-dossier Tableaux sont les seuls à être incorporés automatiquement dans la tableauthèque associée au bouton de barre d'outils Insérer un tableau :

Gérer vos collections d'inserts

La barre d'outils située au bas du volet des Collections d'inserts regroupe la totalité des commandes vous permettant de gérer et de manipuler vos inserts :

Commande	Bouton	Description
Placer l'insert sélectionné dans le document		Place une copie de l'insert sélectionné dans le document au point d'insertion actuel. Voyez plus haut la rubrique Incorporer des inserts dans un document pour plus de précisions.
Modifier l'insert sélectionné		Ouvre l'insert sélectionné dans Atlantis dans la mesure où son fichier est d'un format pris en charge par Atlantis (RTF, DOC, DOCX, TXT). Si, par contre, vous tentez de modifier un insert de type "image", le fichier correspondant sera ouvert dans le logiciel associé sous Windows (par défaut, MS Paint). Notez cependant que cette commande n'est disponible pour les fichiers de type graphique que sous Windows XP ou tout système Windows ultérieur.
Renommer l'insert sélectionné		Ouvre la boîte de dialogue Nouveau nom pour l'insert où vous pouvez saisir un autre nom pour l'insert sélectionné. Notez que seuls les caractères autorisés pour les noms de fichiers sous Windows le sont aussi pour les noms d'inserts d'Atlantis.
Supprimer l'insert sélectionné		Ôte l'insert sélectionné de la collection affichée. Notez que vous ne pourrez pas revenir sur ces suppressions à l'aide de la commande Edition | Annuler (Ctrl+Z). Cependant, vous pourrez restaurer les inserts ainsi supprimés depuis la Corbeille de Windows si nécessaire, sauf, bien entendu, si vous avez expressément demandé à Atlantis de ne pas déplacer les fichiers dans la Corbeille sur l'onglet "Général" des options globales (Outils | Options…).
Copier l'insert sélectionné dans le Presse-papiers		Place une copie de l'insert sélectionné dans le Presse-papiers de Windows. Vous pouvez ensuite la coller dans tout document Atlantis ou n'importe quelle autre application avec Ctrl+V.
Ajouter la sélection du document aux inserts		Ouvre la boîte de dialogue Enregistrer comme insert. Vous pouvez y spécifier un nom et un sous-dossier hôte pour le nouvel insert. Voyez plus haut la rubrique Ajouter des éléments à vos collections d'inserts pour plus de précisions.
Options des collections d'inserts		Ouvre la boîte de dialogue Collections d'inserts qui vous permet au besoin : d'ouvrir le dossier de vos collections d'inserts dans votre gestionnaire de fichiers par défaut (en principe l'Explorateur de Windows) ; d'activer ou de désactiver l'option Remplacer les noms d'inserts en cours de frappe. Voyez plus haut la rubrique Insertion semi-automatique en cours de frappe pour plus de précisions.

Voyez aussi…