Les collections d’inserts d’Atlantis vous permettent de stocker des expressions, des fragments de texte, des images, que vous pourrez réinsérer à tout moment dans vos documents. Ceux-ci seront ainsi créés plus rapidement et plus aisément. Tout fichier de type document ou de type graphique dont le format est pris en charge par Atlantis peut être enregistré en tant qu’insert par Atlantis. Une “collection d’inserts” est un ensemble d’éléments prêts à être insérés, regroupés selon un thème donné (formules de politesse, expressions usuelles, images, logos, etc.)
Une nouvelle commande est désormais présente dans le menu Affichage | Collections d’inserts :
En cliquant sur cette commande ou sur le bouton de barre d’outils correspondant, vous ferez apparaître le panneau des collections d’inserts sur la droite de la fenêtre de document :
Vous pouvez utiliser ce panneau non seulement pour incorporer des inserts dans vos documents, mais aussi pour renommer ces inserts, les modifier, les supprimer. Vous pouvez également gérer vos collections d’inserts. Pour le fermer, vous pouvez cliquer sur le bouton-croix se trouvant en haut à droite du panneau ou bien appuyer à nouveau sur le bouton de barre d'outils dédié.
Dans la partie supérieure, Atlantis affiche une vue de l'arborescence des différentes catégories ou collections d'inserts actuellement disponibles. Les noms de ces catégories ou collections sont aussi les noms des dossiers et sous-dossiers où sont stockés les inserts sur votre disque dur :
Dans la partie médiane, Atlantis affiche tous les inserts présents dans le dossier sélectionné :
Notez que les noms des inserts sont aussi les noms des fichiers qui les contiennent.
Dans la partie inférieure, Atlantis affiche un petit aperçu de l'insert sélectionné dans la partie médiane :
Une des collections d’inserts d'Atlantis a pour nom Images :
Il s'agit d'un dossier spécial destiné à ne recevoir que des fichiers de type graphique, de format pris en charge par Atlantis (BMP EMF WMF JPG GIF PNG PCX TGA TIF PCD ICO CUR ANI).
Quand ce dossier Images ou l'un de ses sous-dossiers est sélectionné dans la partie supérieure du panneau des collections d'inserts, une option spéciale est disponible dans la partie médiane. Cette option vous permet d'afficher un aperçu des inserts graphiques sous la forme de petites vignettes. Voici une copie d'écran du panneau lorsque l'option Vignettes est INACTIVE :
Seuls les noms des fichiers présents dans le dossier sélectionné sont affichés.
Voici maintenant une copie d'écran du panneau lorsque l'option Vignettes est ACTIVE :
En plaçant le pointeur de votre souris sur une de ces vignettes, vous ferez apparaître une info-bulle contenant des informations sur le fichier image correspondant :
Les inserts peuvent être incorporés dans le document actif de plusieurs manières différentes :
· Vous pouvez utiliser le pointeur de la souris et la technique du glisser-déposer pour amener un insert à l'emplacement voulu dans votre document :
· Plus simple encore, vous pouvez donner un double clic sur le nom de l'insert dans la partie médiane du panneau. L'insert sera alors automatiquement incorporé dans le document actif là où se trouve le caret (barre d'insertion).
· Vous pouvez également cliquer sur le bouton “Insérer” se trouvant au bas du panneau des collections d'inserts :
Remarque à propos de la mise en forme des inserts :
Comme chaque document (et même chacune des parties d'un même document) peut avoir une mise en forme différente, Atlantis opère systématiquement de façon à ce que les inserts y soient intégrés avec des caractéristiques de mise en forme identiques à celles de leur environnement.
Cependant, les inserts sont incorporés de manière différente selon qu'ils sont sans ou avec mise en forme ((format texte pur ou format texte enrichi RTF, COD ou DOC) :
— Tous les inserts de format texte pur (fichiers TXT) sont intégrés aux documents avec la mise en forme trouvée au point d'insertion. Par exemple, tout insert de format texte pur sera intégré à son environnement avec la police de caractères "Tahoma" si cet environnement est ainsi mis en forme d'origine.
— Les choses sont un peu plus complexes lorsqu'il s'agit d'inserts comprenant une mise en forme spécifique (fichiers RTF, COD, ou DOC).
De tels inserts sont également incorporés aux documents avec les caractéristiques de mise en forme trouvées au point d'insertion. Ainsi par exemple, tout insert sera mis en forme avec la police de caractères "Tahoma" si c'est la police qui est présente d'origine au point d'insertion dans le document cible.
Cependant, dans certaines circonstances, certaines des caractéristiques de mise en forme de l'insert pourront être préservées après son incorporation :
· Tout d'abord, toute caractéristique de mise en forme exceptionnelle telle que gras, italique, couleur non automatique, soulignement, etc sera systématiquement conservée.
· Toute mise en forme "complexe" sera également préservée. La mise en forme d'un insert sera considérée comme "complexe" lorsque tout ou partie de l'insert comportera des valeurs différentes pour un seul et même attribut de mise en forme. Par exemple, un insert pourra être mis en forme avec des polices de caractères différentes comme Arial et Tahoma, etc. Dans de tels cas, cette mise en forme "complexe" sera conservée et l'insert sera incorporé TEL QUEL, ceci quelles que soient les caractéristiques de mise en forme présentes dans le document cible.
· Comme mentionné ci-dessus, il se peut que dans certains cas vous vouliez incorporer un insert TEL QUEL, c'est-à-dire avec sa mise en forme d'origine. Vous le pouvez. Il suffit de maintenir la touche Ctrl enfoncée pendant que vous incorporez l'insert au document. Dans ce cas, Atlantis ignorera totalement la mise en forme présente au point d'insertion et incorporera l'insert tel qu'il apparaît dans l'aperçu situé au bas du panneau des collections d'inserts.
Notez que tout champ inclus dans un insert est automatiquement mis à jour au moment de l'incorporation de l'insert dans le document cible.
Important : la dernière marque de fin de paragraphe ("¶") présente dans un insert est toujours ignorée lorsque l'insert est ajouté à un document. Aussi, d'une certaine manière, tout insert pourvu d'une mise en forme spécifique doit comporter une marque de fin de paragraphe supplémentaire. Par exemple, si vous voulez insérer un texte comportant 4 marques de fin de paragraphe, l'insert correspondant devra comprendre une marque de fin de paragraphe supplémentaire, c'est-à-dire 5 marques de fin de paragraphe en tout.
Si vous donnez un clic du bouton droit sur le nom d’un insert dans le panneau des inserts, vous ferez apparaître un menu contextuel. Ce menu vous permet d’effectuer des manipulations de base sur les inserts :
La boîte de dialogue Collections d’inserts vous permet de gérer vos collections d’inserts. Vous la ferez apparaître en cliquant sur Organiser les inserts… dans le menu contextuel ci-dessus (vous pouvez aussi cliquer sur le bouton “Organiser…” au bas du panneau des inserts) :
En cliquant sur le bouton “Parcourir…” de cette boîte de dialogue, vous aurez la possibilité de choisir un dossier hôte différent pour vos inserts.
Toujours dans cette même boîte de dialogue, le bouton ”Ouvrir le dossier…” vous permet d’ouvrir le dossier de vos collections d’inserts dans votre gestionnaire de fichiers par défaut (d’ordinaire l’Explorateur de Windows) :
Vous pouvez alors vous servir de votre gestionnaire de fichiers pour créer, renommer, déplacer, supprimer des dossiers ou des fichiers dans vos collections d’inserts.
Quand cette option est ACTIVE, vous pouvez incorporer des inserts dans les documents en utilisant uniquement le clavier.
Pour ce mode d'insertion semi-automatique, 3 méthodes différentes sont possibles :
La méthode "1 astérisque + 3 premiers caractères du nom de l'insert"
Lorsque vous arrivez à un endroit de votre document où vous voudriez incorporer un de vos inserts, tapez tout simplement 1 astérisque (*) suivi des 3 premiers caractères du nom de l'insert.
Une liste de tous les noms d'inserts commençant par les 3 mêmes caractères apparaîtra aussitôt. Par exemple, si vous tapez "*puc", Atlantis affichera une liste de tous les inserts dont le nom commence par "puc". Parmi les collections d'inserts par défaut d'Atlantis, ces noms sont ceux de toutes les images de puces :
Si vous appuyez alors sur la touche Entrée de votre clavier, “*puc” sera automatiquement remplacé par l’insert sélectionné dans la fenêtre.
Pour sélectionner un insert différent dans la liste, vous pouvez utiliser les touches à flèche du clavier (bas, haut, début, fin) ou bien taper la suite de votre nom d'insert. Au fur et à mesure que vous taperez plus de caractères, vous réduirez d'autant la liste des noms d'inserts possibles, et il vous sera plus facile de sélectionner l'insert approprié :
Si vous tapez le nom complet, c'est-à-dire "puce 24", la liste ne comportera plus qu'un seul nom :
Vous pouvez ensuite appuyer sur la touche Entrée de votre clavier. Dans votre document, l'astérisque suivi de "puce 24" seront alors automatiquement remplacés par l'insert sélectionné dans la liste.
À bien des égards, cette fonction d'insertion en cours de frappe vous permet une saisie semi-automatique de texte. Ceci peut se montrer très utile si vous utilisez une terminologie complexe dans vos documents professionnels. Ces mots-là sont souvent très longs, ont une orthographe difficile, et la plupart des gens ont des difficultés à les taper. Mais par contre, ils peuvent aisément être enregistrés dans une collection d'inserts d'Atlantis, toujours prêts à être incorporés dans un document grâce à quelques frappes au clavier. Il n'est alors même plus besoin de mémoriser des acronymes comme c'est le cas avec la fonction de correction automatique (paires de remplacement).
Prenons un exemple. Supposons que que vous ayez souvent besoin de taper des termes appartenant à la chimie tels que "saccharoperbutylacetonicum". La frappe de tels mots au clavier peut se révéler une tâche redoutable même pour des personnes travaillant dans ce domaine. Cependant, incorporer un tel mot dans un document peut devenir aussi simple que bonjour si vous ajoutez à vos collections un insert dont le nom est "saccharoperbutylacetonicum(.txt)" et dont le contenu est "saccharoperbutylacetonicum". Ensuite en frappant simplement "*sac" dans votre document, vous ferez apparaître une fenêtre où s'affichera le nom de l'insert correspondant :
Si vous tapez alors sur la touche Entrée de votre clavier, le contenu de cet insert sera alors automatiquement incorporé dans le document actif là où se trouve la barre d'insertion.
Remarque : si vous avez changé d'avis et que vous ne vouliez plus incorporer d'insert dans votre document, ou si vous vous êtes trompé de nom d'insert, vous pouvez faire disparaître la liste qui vous est proposée en appuyant sur la touche Échap. Aucun élément ne sera alors incorporé à votre document.
Mais l'option Remplacer les noms d'inserts en cours de frappe peut être utilisée d'une autre manière :
La méthode "2 astérisques + 3 premiers caractères du nom du dossier"
Comme vous le savez, les inserts sont stockés dans des dossiers "à thème". À l'occasion, vous ne vous souviendrez pas du nom d'un insert, mais vous vous souviendrez de la catégorie à laquelle il appartient, c'est-à-dire du nom du dossier où il se trouve. Par exemple, dans le dossier “Salutations finales”, il y a des formules de politesse, dans le dossier “Divers”, il y a des expressions toutes faites que vous utilisez souvent dans vos lettres ou documents, etc. La méthode suivante vous permet d'ouvrir un dossier d'inserts pour y choisir directement un élément à incorporer dans le document que vous êtes en train de taper.
Si vous tapez 2 astérisques (**) suivis des 3 premiers caractères du nom d'un dossier d'inserts, une liste de tous les dossiers dont le nom commence par les mêmes 3 caractères s'affichera aussitôt. Prenons un exemple. Supposons que vous ayez les dossiers "Salutation initiale" et "Salutation finale" dans vos collections d'inserts. Supposons également que vous vouliez ajouter une formule de politesse à l'une de vos lettres. Si vous tapez "**sal" (2 astérisques + "sal"), Atlantis affichera immédiatement la liste de tous les dossiers d'inserts dont le nom commence par "sal" :
Vous pouvez alors utiliser les touches à flèche de votre clavier ou la souris pour sélectionner le dossier adéquat. Si vous appuyez ensuite sur la touche Entrée, vous obtiendrez la liste de tous les inserts présents dans le dossier en question :
Finalement, vous pouvez à nouveau utiliser les touches à flèche de votre clavier ou la souris pour sélectionner l'insert dont vous avez besoin.
Mais ce n'est pas tout. L'option Remplacer les noms d'inserts en cours de frappe peut être utilisée d'une troisième manière :
La méthode "3 astérisques"
Supposons que vous ayez placé dans un dossier ou sous-dossier de vos collections d'inserts des éléments que vous incorporez régulièrement dans vos documents. Supposons que vous soyez en train de créer un document où vous allez incorporer plusieurs éléments de ce même dossier d'inserts. À chaque fois que vous aurez besoin d’incorporer un insert de ce dossier, vous allez pouvoir afficher directement la liste des inserts qui y sont présents, sans avoir à spécifier le nom du dossier qui le contient. Voici la méthode à suivre :
Astuce : Vous pouvez également utiliser la souris et donner un double clic sur le nom de l'insert. Ce double clic remplacera les étapes 3 et 4 ci-dessus.
L’insert remplacera alors automatiquement les 3 astérisques précédemment tapés dans votre document. À chaque fois que vous voudrez incorporer un insert de ce même dossier, vous n'aurez qu'à taper 3 astérisques. La liste de tous les inserts placés dans le dossier sélectionné au début de votre session de travail s’affichera alors automatiquement. Vous n'aurez pas à préciser à nouveau à quel dossier appartient l'insert visé.
Remarque : bien sûr, vous pouvez à tout moment changer de dossier soit par la méthode "2 astérisques + nom de dossier", soit par la méthode "sélection du dossier dans les collections d'inserts + 3 astérisques".
Pour ajouter un insert à l’une de vos collections, il suffit de sélectionner le fragment de document voulu, de donner un clic droit sur cette sélection, puis de cliquer sur Enregistrer comme insert dans le menu qui apparaît :
Une boîte de dialogue s’ouvre alors. Vous devez y spécifier un nom pour le nouvel insert, ainsi que le dossier où vous voulez le placer :
Important : nous vous recommandons fortement d’enregistrer tous vos inserts graphiques (fichiers image) uniquement dans le dossier spécial "Images" qui leur est réservé :
Il y a une raison à cela. Les vignettes d’aperçu ne seront disponibles que pour les fichiers graphiques se trouvant dans dans le dossier spécial "Images".
Autres manières d’ajouter des inserts à vos collections :
Vous pouvez utiliser votre gestionnaire de fichiers (d’ordinaire l’Explorateur de Windows) pour ajouter manuellement un nouveau fichier texte ou image à tout dossier approprié de vos collections d’inserts.
Vous pouvez aussi ajouter un symbole ou n’importe quel caractère spécial au dossier Symboles de vos collections d'inserts. Il vous suffit de sélectionner ce symbole dans la boîte de dialogue Symboles et caractères (commande Insertion | Symbole ou caractère…), puis d'y cliquer sur le bouton Enregistrer comme insert :
Si vous ne l’avez pas déjà créé vous-même, un dossier “Symboles” sera automatiquement créé par Atlantis dans vos collections d'inserts lorsque vous utiliserez le bouton Enregistrer comme insert pour la première fois :
Important : tout comme le dossier “Images”, le dossier “Symbole” est un dossier spécial bénéficiant de l’affichage de vignettes d’aperçu. Seuls les symboles placés dans ce dossier auront droit à des vignettes d’aperçu.
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