Avec cette nouvelle version d’Atlantis Ocean Mind, vous pouvez désormais créer et imprimer des enveloppes, soit pour du courrier privé et des destinataires uniques, soit pour vos envois en nombre avec destinataires multiples.
Le menu principal Outils comporte désormais une nouvelle commande, la commande Enveloppes... :
Cette commande fait elle-même apparaître une boîte de dialogue dédiée, la boîte de dialogue Enveloppes :
À partir de cette boîte de dialogue, vous pouvez créer des enveloppes et les imprimer immédiatement, ou bien les joindre au document actif pour les imprimer plus tard à votre convenance.
La création d’enveloppes
Vous devez tout d’abord choisir entre créer une enveloppe pour un destinataire unique ou plusieurs enveloppes pour des destinataires multiples :
La troisième option concerne la ou les enveloppes sélectionnées dans le document et s’affiche en grisé, c’est-à-dire qu’elle est inopérante, lorsqu’aucune enveloppe n’est sélectionnée dans le document actif.
Enveloppe pour destinataire unique
Après avoir choisi de créer une enveloppe pour un destinataire unique, vous devez spécifier son adresse dans la zone de saisie Destinataire :
L’adresse de retour est facultative. Vous pouvez l’inclure en saisissant une adresse dans la zone Expéditeur, ou bien ne pas l’inclure en cochant la case Omettre :
Notez que les adresses du destinataire et de l’expéditeur peuvent être saisies automatiquement. En effet, en cliquant sur l’un des deux boutons portant image d’un livre ouvert et situés à droite des titres Destinataire ou Expéditeur
vous ferez apparaître une boîte de dialogue qui vous permettra de sélectionner des adresses dans les carnets d’adresses d’Atlantis.
Lisez ce qui suit pour avoir plus de détails sur la création et l’utilisation des carnets d’adresses d’Atlantis.
Créer et gérer les carnets d’adresses d’Atlantis
Quand vous cliquerez pour la première fois sur l’un des deux boutons portant image d’un livre ouvert, le message suivant apparaîtra :
Si vous dites Oui, vous ferez apparaître une boîte de dialogue dédiée à la création de carnets d’adresses :
Pour créer un carnet d’adresses, appuyez sur le bouton Créer...
En premier, il vous faudra donner à votre Nouveau carnet d’adresses un nom de fichier facilement identifiable :
En cliquant sur le bouton Enregistrer dans la boîte de dialogue ci-dessus, vous créerez le carnet d’adresses correspondant et la boîte de dialogue carnet d’adresses s’ouvrira :
À partir de cette boîte de dialogue, vous pourrez gérer l’ensemble de vos carnets d’adresses d’Atlantis. Vous pourrez
· en changer le dossier hôte,
· en créer de nouveaux,
· les éditer (ajouter, modifier, supprimer des éléments),
· ou bien en supprimer.
Pour ajouter de nouvelles rubriques (adresses) au carnet d’adresses sélectionné, il suffit de cliquer sur le bouton Modifier... dans la boîte de dialogue ci-dessus. Vous ouvrirez ainsi la boîte de dialogue Modifier le carnet d’adresses, c’est-à-dire l’éditeur de carnets d’adresses d’Atlantis :
Bien entendu, tout carnet d’adresses nouvellement créé ne contiendra aucune adresse. Vous ajouterez une adresse en cliquant sur le bouton Créer... dans la boîte de dialogue ci-dessus et en fournissant les renseignements voulus dans la boîte de dialogue Nouvelle adresse qui s’ouvre alors :
L’Intitulé servira de titre ou d’étiquette à la nouvelle adresse. Par exemple, "Mon domicile" pourrait servir d’intitulé à votre adresse personnelle. L’intitulé devrait toujours être choisi de façon à vous permettre d’identifier clairement l’adresse correspondante parmi toutes les adresses disponibles :
Le format des carnets d’adresses d’Atlantis
Les carnets d’adresses d’Atlantis sont des fichiers texte ordinaires avec l’extension “.txt”.
La première ligne de chaque bloc d’adresse est toujours l’intitulé de l’adresse, c’est-à-dire ce qui la caractérise de manière unique :
L’adresse proprement dite se trouve juste en dessous de son "intitulé" ou "étiquette" :
Les adresses sont toujours séparées par une ou plusieurs lignes vides :
Comme ce sont des fichiers texte ordinaires, les carnets d’adresses d’Atlantis peuvent être édités manuellement dans n’importe quel éditeur de texte. Procédez de la sorte si çà vous convient mieux. Cependant, veillez à toujours respecter la structure "intitulé+adresse+ligne de séparation" décrite ci-dessus.
Notez que tous les carnets d’adresses d’Atlantis doivent être placés dans le même dossier ou sous-dossier. Le dossier hôte des carnets d’adresses d’Atlantis est indiqué dans la boîte de dialogue carnets d’adresses (l’éditeur de carnets d’adresses) :
Si vous souhaitez placer vos carnets d’adresses dans un autre dossier (par exemple dans un dossier privé auquel n’ont pas accès les autres utilisateurs de votre PC), il vous faut cliquer sur le bouton Parcourir... dans l’éditeur de carnets d’adresses :
Choisissez alors un emplacement différent pour vos carnets d’adresses. Tous vos carnets d’adresses actuels seront alors automatiquement copiés vers ce nouvel emplacement.
Remarque : si vous créez un carnet d’adresses manuellement dans un éditeur de texte, n’oubliez pas de l’enregistrer dans le dossier hôte des carnets d’adresses d’Atlantis tel qu’il est défini dans la boîte de dialogue carnets d’adresses.
Pourquoi créer plusieurs carnets d’adresses ?
Vous pouvez souhaiter avoir des carnets d’adresses différents regroupant chacun des adresses présentant un critère spécifique. Vous pourriez ainsi créer un carnet d’adresses "Amis", un carnet d’adresses "Parents", un carnet d’adresses "Membres du club de golf", un carnet d’adresses "Contacts professionnels", etc, etc.
Par exemple, un carnet d’adresses “Parents et amis” pourrait vous aider à créer et à imprimer des enveloppes pour leur envoyer des cartes de vœux à l’occasion de Noël ou du Nouvel An. Un carnet d’adresses "Membres du club de golf" pourrait vous permettre de créer et d’imprimer des enveloppes pour leur envoyer des invitations à un tournoi de Golf. Etc.
Enveloppes pour des destinataires multiples
Pour créer des enveloppes pour destinataires multiples, vous devez tout d’abord activer la case d’option correspondante dans la boîte de dialogue Enveloppes :
Les adresses des destinataires doivent alors être saisies à partir de vos carnets d’adresses d’Atlantis. Pour cela, il vous faut cliquer sur le bouton portant l’image d’un livre ouvert situé à droite du champ Destinataires :
Une autre boîte de dialogue s’ouvre alors pour vous permettre de choisir quel carnet d’adresses doit être ouvert, puis quelles sont les adresses pour lesquelles vous voulez créer des enveloppes.
Donc, si vous avez créé plusieurs carnet d’adresses, vous devez tout d’abord sélectionner le carnet d’adresses voulu dans la liste déroulante se trouvant tout en haut :
Une fois le carnet d’adresses ouvert, vous pouvez sélectionner des adresses dans la liste de gauche (case Adresses) :
Cliquez sur OK une fois la sélection terminée.
Le nombre d’adresses sélectionnées s’affiche alors dans le champ Destinataires de la boîte de dialogue Enveloppes :
Taille des enveloppes
Vous pouvez choisir une taille d’enveloppe dans la liste des formats disponibles, ou bien utiliser les zones Largeur et Hauteur pour saisir des valeurs personnalisées :
La police de caractères des adresses
En cliquant sur les boutons Police... de la boîte de dialogue Enveloppes
vous ouvrirez la boîte de dialogue Police d’Atlantis. Vous pourrez y spécifier le type, la taille, le style, les attributs, etc, de la police que vous voulez utiliser pour imprimer vos adresses.
Positionnement des adresses sur les enveloppes
N’oubliez pas qu’un positionnement correct des adresses est nécessaire pour leur lecture optique rapide et pour faciliter le tri manuel et la distribution du courrier.
Le positionnement des adresses sur les enveloppes s’ajuste aisément avec les zones de saisie Marge gauche et Marge supérieure :
L’Aperçu
Tout changement apporté au positionnement de l’adresse est immédiatement répercuté dans l’affichage de l’Aperçu. Cet aperçu simplifié peut ainsi être utilisé pour contrôler visuellement le positionnement de l’adresse et le modifier au besoin.
Si vous souhaitez avoir un aperçu complet de l’enveloppe telle qu’elle sera imprimée, vous pouvez cliquer sur le bouton d’aperçu situé à droite du titre Aperçu :
Vous pouvez aussi donner un double-clic sur l’aperçu simplifié lui-même (dessin de l’enveloppe) :
Remarque :
· vous trouverez des informations détaillées sur les standards applicables à la présentation des adresses pour la France sur le site francophone
http://sna.laposte.fr/sna/norme/norme_gp.htm
· vous trouverez des informations détaillées sur les standards applicables à la présentation des adresses pour le Canada sur le site francophone
http://www.postescanada.ca/personal/offerings/address_management/can/addressing_guide-f.asp
· vous trouverez des informations détaillées sur les standards applicables à la présentation des adresses pour d’autres pays sur le site anglophone suivant :
http://www.upu.int/post_code/en/addressing_formats.html
· vous trouverez des informations détaillées sur les tarifs postaux applicables en France sur les pages Web francophones suivantes :
http://laposte.fr/produits/courrier/ftarif.htm
http://laposte.fr/produits/courrier/fpersinf.htm
· vous trouverez des informations détaillées sur les tarifs postaux applicables au Canada sur la page Web francophone suivante :
http://www.canadapost.ca/textonly/personal/rates/can/default-f.asp
· vous trouverez des informations détaillées sur les tarifs postaux applicables dans d’autres pays sur la page Web anglophone suivante :
Méthode d’alimentation
Un des paramètres les plus importants touchant à l’impression d’enveloppes est la méthode d’alimentation. Vous devrez peut-être effectuer quelques tests d’impression d’enveloppes afin de déterminer quelle est la méthode d’alimentation appropriée à votre imprimante.
Options d’impression d’enveloppes
Dans la plupart des cas, il suffira de spécifier les paramètres adéquats dans la boîte de dialogue Outils | Enveloppes... d’Atlantis. Atlantis mémorisera toutes vos options d’impression d’enveloppes et ce sont ces options qui seront proposées la prochaine fois que vous lancerez la commande Outils | Enveloppes... Mais bien sûr, les options d’impression d’enveloppes peuvent être modifiées à tout moment.
Remarque : spécifier la méthode d’alimentation correcte pourra ne pas être suffisant avec certaines imprimantes. Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton Imprimer dans la boîte de dialogue ci-dessus, vous aurez peut-être également besoin de cliquer sur le bouton Propriétés... dans la boîte de dialogue Imprimer les enveloppes
pour ajuster les options spécifiques à votre imprimante. Par exemple, il se pourrait que vous ayez à préciser la taille des enveloppes utilisées ou à activer l’option "impression d’enveloppes".
Joindre des enveloppes
Joindre ou ajouter des enveloppes au document actif est très simple.
Il suffit d’ouvrir la boîte de dialogue Outils | Enveloppes..., d’y créer la ou les enveloppes avec les paramètres voulus, puis de cliquer sur le bouton Joindre au document :
La ou les enveloppes seront automatiquement ajoutées ("jointes") au document actif :
Il est possible de "joindre" autant d’enveloppes que vous le désirez à un document donné.
L’impression d’enveloppes
Cliquez sur le bouton Imprimer pour faire apparaître la boîte de dialogue Imprimer les enveloppes :
Vous pouvez y choisir l’imprimante à utiliser pour imprimer les enveloppes, en ajuster les options (qualité d’impression, type de papier, etc). Tous ces paramétrages sont automatiquement mémorisés par Atlantis et deviendront les paramétrages par défaut pour l’impression d’enveloppes jusqu’à ce que vous les changiez. Vous pouvez alors imprimer et assembler de multiples exemplaires de la ou des mêmes enveloppes. Cliquez sur le bouton OK dans la boîte de dialogue ci-dessus pour imprimer les enveloppes.
Pour imprimer une enveloppe déjà "jointe" à un document, cliquez sur cette enveloppe, puis lancez la commande Outils | Enveloppes..., enfin cliquez sur le bouton Imprimer dans la boîte de dialogue Enveloppes qui s’ouvre :
Pour imprimer plusieurs enveloppes jointes, vous devez tout d’abord sélectionner ces enveloppes avec la souris et/ou le clavier comme vous le feriez avec des fragments de texte, puis lancer la commande Outils | Enveloppes..., et enfin appuyer sur le bouton Imprimer.
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